Handelt es sich um ein Projekt oder einen Prozess?
Diese Frage ist am Anfang eines jeden Projektes zu klären. So einfach die Fragestellung klingt, umso schwerer ist die Beantwortung dieser für viele Auftraggeber und Projektleiter. Zur Aufklärung können folgende Nachfragen Abhilfe schaffen:
- Handelt es sich bei dem geplanten Vorhaben überhaupt um ein richtiges Projekt?
- Oder ist es eher ein zu optimierender Prozess für etwas bereits Bestehendes?
Der Grund weshalb die Fragestellungen teilweise so schwer zu beantworten sind, hängt mit den verschiedenen Sichtweisen der Beteiligten (Stakeholder) innerhalb eines Projekts zusammen. Während der eine Teil z.B. über einschneidende Veränderungen mit dem Erreichen des Projektzieles spricht, versteht eine andere Personengruppe der Stakeholder darunter nur eine unbedeutende Optimierung im großen Zusammenhang.
Um diesem Dilemma aus dem Weg zu gehen, ist es wichtig, von Beginn an mit dem Auftraggeber und allen projektbeteiligten Entscheidern das Vorhaben anhand der folgenden Kriterien zu bewerten. Folgende Fragestellungen sind hilfreich bei der Klassifikation Projekt oder Prozess.
Wenn folgende Fragen mit „Ja“ beantwortet werden, lässt sich auf ein Prozess schließen
- Ist die Umsetzung schon mehrfach in der Organisation durchgeführt worden?
- Ist das Ziel der Umsetzung nur eine Optimierung von etwas schon Vorhandenem?
- Spielt die Steigerung der Effizienz bei Stakeholdern eine wichtige Rolle?
- Ist in der Umsetzung des Projektzieles schon eine Expertise innerhalb der Organisation erreicht?
Wenn folgende Fragen mit „Ja“ beantwortet werden, lässt sich auf ein Projekt schließen
- Ist die Umsetzung oder das Projektziel neu für die Organisation?
- Wird das Vorhaben erstmalig durchgeführt oder angestrebt?
- Wird das Projekt einmalig durchgeführt und nicht fortwährend?
- Ist die Umsetzung nur in einem Team lösbar?
Erst, wenn das Ergebnis dieser Bewertung einmalig bzw. erstmalig und durch seine Komplexität ausschließlich innerhalb eines Teams zu lösen ist, ist von einem Projekt zu sprechen. Dieses Ergebnis sollte dann innerhalb des Umsetzungsauftrages fixiert werden und im Rahmen eines gesteuerten Projektes umgesetzt werden können.
Zusammenfassendes Beispiel
Handelt es sich bei der Integration einer Software um eine Neuanschaffung, wobei bisher noch nichts Vergleichbares im Softwareportfolio existiert, so kann man von einem Projekt ausgehen. Handelt es sich hingegen nur um das Updaten oder Patchen einer schon existierenden Software, so kann man eher von einem sich wiederholenden Vorgang, also einem Prozess ausgehen.